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- この記事の対象の方
- リモートワークでの生産性を上げたい方
- 社員のモチベーションを上げたい方
紹介企業：東京都目黒区の広告制作プロダクション
解決内容
改善のポイント
● リモートワークの必須ツールを見直し＆新規導入
● 報告体制の確立と運用ルールの確立
大幅な残業時間削減に成功！スタッフのモチベーションもUP⬆︎
GRILLが改善を行ったところ残業時間が、1ヶ月あたり10時間削減されました。
また、リモートワークのルールが明確化されたことで、社員の「働きやすさ」が向上し、仕事に対する個々のモチベーションも上昇しています。
そしてその結果、企業全体の生産性が向上し、従業員がまとまった夏休みや年末休暇を取得することも可能になりました。
これもまた社員のモチベーションを向上させる、大きな結果の一つとなりました。
導入効果
１社員当たりの残業時間
10時間/月カットx従業員７名
合計70時間/月の
残業時間カット！
作業のミエル化＆
社員間コミュニケーション向上
モチベーションUP⬆︎
＆ 生産性の向上
リモートワーク必須ツールの導入
リモートワークの必須ツールである下記6つのツールを導入しました。
- チームメンバー個人の１日の予定が把握できるツール
- チームでデータを保管、編集できるストレージ
- プロジェクト全体のスケジュールが把握できるツール
- Todo管理ツール
- 気軽に声をかけられるツール
- 画面の共有ができるツール
既に導入しているツールや、合わないツール等もありますので、お客様にデモンストレーションを交えながら説明をさせていただき、最適なものをご提案させていただきました。
報告体制の確立
IT企業の開発チームで取り入れられているデイリースタンドアップや、終業時に業務の振り返りを行うことを定例化しました。
まず、朝のデイリースタンドアップで、それぞれのメンバーが抱えているタスクごとに予測作業時間申告。また終業時間の振り返り時には、実際にかかった時間を報告します。
その結果、進捗遅れの早期発見や改善案の報告を行う習慣を作ることができました。
IT導入作業の補助＆運用ルール作成
今回は複数ツールを導入し連携させることや導入する時間もないというご要望があったため、GRILLで設定を全て代行いたしました。
また、ツールは導入しても使いこなさないと意味がありません。
そのため、ツールを導入した後の推奨運用ルールを決め、GRILLが全社員を対象に使用方法をレクチャーさせて頂きました。
改善を行った企業の背景
リモートワークによって生産性とモチベーションが低下
東京都目黒区で広告制作プロダクションを営むお客様に、Webシステム開発を提供致しました。
こちらの企業の従業員数は、オペレータースタッフと営業を合わせて７名。
社長であるKさんが営業マン&プランナーとなり、小さいながらもオールインワンのクリエイティブに定評があるプロダクションです。
メンバーはもう一人のサブプランナーと、グラフィック制作ができるスタッフ&カメラマン。
全社員が一丸となって、アイデアを駆使した映像を提供し続けています。
そして、こちらの企業ではコロナ禍を機にオフィスを解約し、自宅でのリモートワークに転換を行いました。
しかし社長のKさんは、リモートワーク転換後に仕事が増えたわけでもないのに、なぜか締め切りに追われてバタバタしているということを疑問に思っていました。
リモートワーク転換により、通勤時間や交通費、オフィスのレンタル費用は削減出来ました。
しかし、以前に比べて「コミュニケーションが減ったこと」や、「クリエイティブの制作をしてからの修正が増えたこと」「従業員のモチベーションが把握できず、理由のわからない退職が発生したこと」など、現状があまりいい状況でないことを社長のKさんは漠然と感じていました。
対象企業の問題点
- リモートワークにより社員のモチベーションが明らかに低下
- 顧客からの修正依頼の増加
- 社員間コミュニケーションの明らかな減少
ヒアリングで見えた課題
リモートワークで失敗する企業の特徴
今回のケースでの一番の課題は、「そもそも何が原因で失敗しているのかわからない」という点です。
そのため、状況のボトルネックはまずどこにあるのかをGRILLが調査した上で、改善に踏み出すことにしました。
「現状使用しているツール」「社内でどういった情報共有を行っているのか」「リモート環境／業務フロー」をヒアリングし、フローチャートに書き起こし、課題の本質はどこにあるのかの整理を行いました。
その結果、見えた課題は以下の通りです。
対象企業の今回の課題
- リモートワークに適切なツールが使用されていない
- リモートワークに対するルールが確立されていない
課題１. リモートワークに適切なツールが使用されていない
こちらの企業で使用されていたツールを確認したところ、そもそもリモートワークに適したツールが使用されていない事がわかりました。
- 連絡手段: LINEとEメールと電話
- 進捗管理ツール: Excel
- 報告体制: LINEで終業時間に挨拶の連絡をするのみ
マイクロマネジメントを嫌うK社長は定例のミーティング等は行わず、手が空いている時に電話やLINEをするとのことで、忙しい時は丸一日連絡を取り合わない時もありました。
課題２. リモートワークに対するルールが確立されていない
リモートワークで失敗する企業の特徴として、以下の例が挙げられます。
- 報告連絡相談のルールが確立されていない
- ツールを導入するだけで終わっている
- 管理する側がITを積極的に活用していないため、レビューがない
- 組織がチームプレーでなく、個人プレーの意識が強い
- コミュニケーションが減っている
Kさんの会社ではすべてが当てはまっており、このポイントを改善するための最善策をGRILLで考え提案を行いました。
解決までの道のり
導入後の運用のフローまでを一括サポート
今回のケースでは、ぼんやりとした業務課題や根本的な原因を徹底的に調査することから開始しました。
合わせて、通常の業者では紹介できない海外で流行し始めている便利なツールのご紹介や、他ITベンダーでは手をつけない、導入後の運用のフローを一緒に考えることまでを一貫してワンストップでサポートを行っています。
STEP 1. 使用ツール＆環境確認
最初に行ったのが、「状況のボトルネックはまずどこにあるのか」という確認です。
GRILLにて「現状使用しているツール」を調査し分析。
また、「社員間でどのように＆何の情報共有を行っているのか」「個々のリモート環境はどうか？」そして「現在の業務フロー」を全社員からヒアリングいたしました。
STEP 2. 新規ツールのご提案
リモートワークに使えるツールには様々な種類があります。
しかし企業のスタイルによっては「合わない」「使い勝手が悪い」という事もあるため、それぞれの企業にあったツールの選定は必要不可欠です。
そのため、今回はヒアリングの内容をもとに、予算に合わせたツールを選定しデモンストレーションを合わせてご提案させていただきました。
STEP 3. 報告体制の確立
課題であった「報告体制の乏しさ」を解決するために、毎日の短い朝会と振り返り会を設定させていただきました。
こちらを定例化することで、ツールだけでは拾いきれない情報共有を社員間で毎日行うことができるようになりました。
またこれにより、「コミュニケーションが不足している」という問題も同時に解決されることとなりました。
STEP 4. IT導入作業の補助、レクチャー
今回は複数ツールを導入し連携させることや導入する時間もないというご要望があったため、弊社側で設定を全て代行いたしました。
また、各ツールにはシリコンバレーなど海外のIT企業で積極的に使用されているサードパーティーの便利なアドオンがあり、トレンド情報に詳しいGRILLが提案するアドオンを追加でインストールしました。
STEP 5. 運用ルールの作成
新規に導入したツールが多かったため、詳細な推奨運用ルールをGRILLにて決定させていただきました。
また定例化された朝会と夕方の振り返り会に、GRILLスタッフが参加し、ITを導入した場合の会議の例を具体的に体験してもらえるようにしました。
STEP 6. 振り返り/効果検証
ツール導入後は、効果がどれほどであったのか、計測が必要です。
そのため、残業時間の計測や実作業時間を導入したツールを使いながら、計測&効果検証を行いました。
総合
社員のモチベーションUPと生産性の大幅な向上
時流に合わせた改革を行ったのにも関わらず、結果的に業績を悪化させてしまった今回のケース。
オフィスワークからリモートワーク移行で、失敗している企業の典型的な一例となります。
そして今回の事例では、リモートワークが悪いわけではなく、うまく活用することで「社員の働き方」や「生産性の向上」につながるという事を、改めて実証することができました。
こちらの企業の様にリモートワーク移行には、「大幅なコストカットできる」「自宅や好きな場所で作業ができる」といった利点も多くあります。
しかし、初期段階での準備を怠ってしまうと、結果的に「リモートワークではうまく仕事ができない」という状態に陥ってしまうのです。
今回のケースでは、GRILLが部分的な改善を行うのではなく、原因の究明から導入後のワークフローまでを一括サポートすることで、リモートワーク移行を大きく成功させています。