1997年の登場以来、サイボウズofficeは国産の老舗グループウェアとして日本企業の商習慣に馴染む機能と手厚いサポートに定評のあるグループウェアです。
さらにインターネットが普及し、よりスピーディーな業務が求められる現在、サイボウズofficeは業務効率化・情報共有に特化したグループウェアの代表格として、数多くの企業に導入実績があります。
サイボウズofficeの概要
サイボウズofficeはチームの作業効率をアップさせる中小企業向けのグループウェアです。
スケジュール管理やメッセージ機能、掲示板など、グループウェアとしての多彩な機能はチーム内のコミュニケーションを円滑にし、業務連絡や稟議決済期間などの業務を効率化することで作業時間の短縮を実現します。
さらにプレミアムコースを選択すれば各業務にあわせた「カスタムアプリ」を作成することもでき、100種類以上のテンプレートから選択して作成することで社内業務の効率化をサポートします。
また、外出先や移動中のスマートフォンなどからでも操作・閲覧が可能なため、メンバーがどこにいても業務をスムーズに進めることができます。
サイボウズofficeの標準機能
サイボウズofficeにはだれにでも使いやすく設計された次のような基本機能が搭載されています。
トップページ
ログインすると最初に表示されます。予定や連絡・申請などがまとめて管理できます。
スケジュール・施設予約
個人の予定やチームの予定を共有することができます。予定を種類ごとに色付けしたり、メンバーや設備の空き時間を確認しながら予定の登録することで、メンバーの予定の把握や会議の日程調整が可能です。
メッセージ
チームのメンバーやユーザーへ個別にメッセージを送ることができます。トップページにも表示されるので重要な情報を見落とすことなくメールによるやりとりでありがちな「Re:」であふれるメーリングリストからも解放されます。
掲示板
日々の売上報告や社内的な行事・提出物の告知などすべてのメンバーに情報発信を行います。「いいね！」などのリアクション機能により、メンバー同士の意見交換も可能です。
ファイル管理
文書やデータを共有します。常に最新のファイルが表示されるので古いデータをダウンロードして作業をしてしまうこともありません。一方で最大10世代前までのファイルを管理でき、更新履歴の確認や、誤って上書きしてしまった場合でもデータを元に戻すことができます。
ワークフロー
経費の処理や稟議書などの申請業務を電子化します。メンバー自身への承認案件であれば外出先でもスマートフォンなどから申請可能で、フォームごとに経路設定されるので申請処理もスムーズです。
電話メモ
フォーマットに従って入力するだけで重要な連絡を素早くメール転送できます。外出先でも情報を確認できるだけでなく、外出しているメンバーへの情報の転送を効率化します。
メール
Webブラウザで動作するメールアプリケーションです。外出先からメールの送受信が可能なほか、メッセージ機能でメールの内容を社内で共有できます。
アドレス帳・ユーザー名簿
アドレス帳ではスケジュールや報告書連動して顧客情報を一元管理します。またユーザー名簿はユーザーの名前や電話番号のほか、顔写真や情報の発信履歴も管理します。
報告書
商談報告や打ち合わせの議事録などをあらかじめ決められたフォーマットで共有します。アドレス帳とも連動が可能なので、過去の報告を確認したり、引継ぎもスムーズで、「報・連・相」の徹底に役立ちます。
プロジェクト
プロジェクトに関するタスクや担当者マイルストーンを管理します。タスクごとに掲示板を立てることができ、タスクの把握やプロジェクト情報の一元管理が可能です。
ToDoリスト
重要なタスクや個人のTo Do（すべきこと）を管理します。メールや掲示板から登録ができ、トップページやスケジュールにも表示されるのでタスクの漏れを防げます。
タイムカード
ログインした時間でタイムカードを自動打刻します。サイボウズofficeにログインするルールをつくることでタイムカードの打刻忘れをなくし、CSV書き出しで他のシステムでの加工や集計処理も可能です。
サイボウズofficeの利用料金
サイボウズofficeはスタンダードコースとプレミアムコースの2つのコースから選択することができます。いずれのコースも標準機能がすべて利用でき、プレミアムコースなら「カスタムアプリ」を100種類以上のテンプレートから無制限に作成が可能です。
また、クラウド版とパッケージ版の2種類が用意されています。
クラウド版
初期費用無料で5ユーザーから最短1カ月単位で契約できるサービスで、手頃な価格が特徴です。
| コース | 月額（1ユーザーあたり） | 年額（1ユーザーあたり） |
|---|---|---|
| スタンダードコース | 500円 | 5,880円 |
| プレミアムコース | 800円 | 9,405円 |
パッケージ版
パッケージ版では利用ユーザー数に応じて基本ライセンスを購入することができます。
| ユーザー数 | スタンダードコース | プレミアムコース |
|---|---|---|
| 10ユーザー | 63,800円 | 82,800円 |
| 20ユーザー | 97,800円 | 128,000円 |
| 50ユーザー | 189,000円 | 248,000円 |
| 100ユーザー | 378,000円 | 498,000円 |
| 150ユーザー | 528,000円 | 680,000円 |
| 200ユーザー | 684,000円 | 880,000円 |
| 250ユーザー | 840,000円 | 1,080,000円 |
| 無制限 | 1,380,000円 | 1,680,000円 |
サイボウズofficeのサポート
サイボウズでは社内研究会を設置や社外評価をフィードバック、開発チームとの定例会議などを実施し、品質の高いさまざまなサポートが提供されます。
メール・電話サポート
クラウド版を利用中、あるいはパッケージ版のサービスライセンスを契約中であれば、メールや電話などでテクニカルセンターへ技術的な相談が可能です。また、インターネット経由でマシンに接続し、画面を共有しながら操作案内が可能な遠隔支援サービスもあります。
ユーザー専用サイト
ユーザー専用サイトには新着情報をはじめ、FAQ、活用方法などが掲載されています。
セミナー・イベント開催
サイボウズofficeの新規導入および導入企業向けのセミナーやイベント、グループワークで体験できるワークショップのほか、活用度の高い企業からノウハウを学べる見学ツアーなども開催されています。
サイボウズofficeの評判と注意点
国産グループウェアの草分け的存在としてサービス開始から20年を経て60万社以上に導入されています。そこで、サイボウズoffice導入におけるメリットとデメリットをそれぞれクライアントの口コミからみてみましょう。
サイボウズofficeのメリット
グループウェアの定番
グループウェアの定番として、費用対効果が大きいと感じられます。レスポンスがよく機能が安定していてカスタムアプリを使えばより業務効率を上げることができます。
業務フローがシンプル
利用頻度が高いため、業務フローがシンプルで業務に合わせて柔軟に変更できるのは便利です。中小企業のチームに必要な機能はすべて揃っています。
サイボウズofficeのデメリット
ワークフローの機能が不十分
ワークフローの機能が不十分に思えます。条件分岐やデータベース参照、申請者の上司や部門長などが認識できるとよりよいです。
UIがやや複雑
他のグループウェアと比べてUIがやや複雑で不便。機能間の連携がクリックなどで直接的にできれば便利です。
サイボウズofficeについてのまとめ
グループウェアの導入は現在さまざまな企業で進んでいますが、サイボウズofficeは中小企業を中心に、大企業でも採用実績があり、日常業務のほぼすべてを記録・管理・共有できるツールです。
このためサイボウズ Officeを導入することで、取捨選択を経て業務の「見える化」を実現し、これまで埋没していたビジネスチャンスの発掘も期待できます。