近年急速に普及している リモートワーク（ テレワーク 、在宅ワーク）ですが、実際に リモートワーク を始めてみると思うように仕事が進まず、以前と比べて生産性が下がってしまったという声もあがっています。
逆に リモートワーク に移行しても全く問題が無いという企業もたくさんありますが、この差はどこにあるのでしょうか。
今回は、このご時世そして今後の社会では対応せざるを得なくなってくるであろう、リモートワーク失敗の外的要因についてご紹介していきます。
生活環境に関する要因
リモートワーク とは、職場以外の場所で仕事をするという意味ですが、特に最近 リモートワーク を導入した方の場合は自宅で仕事をする場合が多いでしょう。
そもそも仕事をするための空間ではなかった自宅は、仕事への集中力を阻害する要因が沢山あります。
「自宅で仕事ができる」というのは、それができない人から見れば羨ましいことのように思えますが、実際にやってみると簡単ではないことに気が付きます。まずは、仕事を邪魔する要因を見てみましょう。
仕事を邪魔する家具、設備
仕事をする前提で環境構築をした場合以外、自宅というのはそもそも「くつろぐ場所」であり、「生活をする場所」です。ここで仕事をするとなると誘惑が多いのはある意味当たり前です。
まず代表的なものはベッドでしょう。仕事をしている場所から布団がめくれたベッドが見えていながら昼寝の誘惑に抗うのはなかなか難しいものがあります。
オフィスに出勤している場所であれば、そもそも寝るためのスペースがありませんし、周りの目もありますので、睡眠の誘惑に負けるというケースは考えづらいですが、自宅で仕事をするときにまず戦う相手は「睡魔」です。ここをどうコントロールするかが大事になってきます。
テレビやネットニュース、Netflix、YouTubeのような中毒性のある娯楽も同様です。職場では他人の目があるので問題になりませんが、仕事の調べ物をしていた時に目についたニュースからリンクを飛んでYouTubeに行き、気づいたら次から次へと動画を見ていた、ということも簡単に起こるのが リモートワーク です。
さらに睡魔や娯楽だけでなく、「家事」も意外な強敵です。「勉強しようとすると部屋を片付けたくなる」は多くの方が経験していることですが、仕事の場合も全く同様です。台所の洗い物が気になったり、洗濯物を取り込みたくなったり。こう考えていくと、生活環境と仕事場というのは実に相性が悪いことがわかります。
生活時間
これは会社の制度にもよりますが、リモートワーク では生活時間も乱れがち。
仮にオフィス出勤時と同じ始業・終業の時刻を設定したとしても、在宅ワークであれば始業の5分前に起きれば間に合いますし、出勤確認を終えたらもう一眠りしてしまうことも可能です。身に覚えのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
これがフレックス、更にコアタイムの設定が無いとなると無制限に乱れていっていまいますので、業務効率への悪影響は避けられません。
意志の力に頼ってしまう
ここまでの要因に乱されてしまう大きな理由として「意志の力に頼ってしまっている」ということが挙げられます。
ついつい「気をつけます」や、「がんばります」という言葉を使ってしまいがちな日本人ですが、根本的に意志の力というのは弱く、消耗するものです。
寝てしまう、サボってしまうというだけでなく、業務時間中にお酒を飲んでしまうというケースも複数報告されています。
これは リモートワーク に限ったことではありませんが、「人間の意志の力は弱いもの」という前提に立って仕組みを作ることが重要です。
仕事環境に関する要因
前項では生活環境要因を見てきましたが、こちらでは仕事環境に関する要因を見ていきます。
特に大都市での通勤はかなりの苦痛を伴いますが、一箇所に集まって仕事をしていたことには確かにメリットもありますし、その環境に慣れている方が リモートワーク に移行するとどうしても戸惑う点が出てきてしまいます。
コミュニケーション
リモートワーク における最も大きな課題の一つは「コミュニケーション」でしょう。
同じオフィスで働いているのであれば、会話をかわさずともなんとなく誰が何をやっているのかはわかります。サボったり居眠りしているのもすぐわかるでしょう。また、ひと声かけて仕事の進捗などを確認することも容易です。
これが リモートワーク になると途端に見えなくなってしまいます。
特にこれまでアナログなコミュニケーションに頼っていた組織ほどそのギャップへの対応が難しいようです。会議や直接の会話に頼っていた部分に関しては、意識改革が必要になります。
無駄なワークフロー
仕事をすすめる上で、稟議に対する審査、承認、決裁などのフローはつきものですが、これも リモートワーク においてはネックになりえます。
同じオフィスにいれば声をかけて済んでいたものが、リモートワーク ではメールを送ったけど返事がない、電話をしてもつながらない、などのすれ違いによって簡単な書類の決裁にも時間がかかってしまったりします。
コミュニケーション手段を見直すことも必要ですが、そもそものワークフローに省略できる部分がないか見直すことも必要になるでしょう。
タスクが管理できていない
リモートワーク ではタスク管理が非常に重要になってきます。
それぞれが今どの仕事をどの程度進めているのかが直接は見えないわけですから、誰が、何を、いつまでにすべきなのかがチーム全員で共有されている必要があります。
工場で物を作るときに、それぞれの工程にかかる時間を「タクトタイム」と言いますが、これが合ってないと早く仕事が終わった人の体が空いてしまうことになります。
チーム全員のリソースが無駄にならないようにタスクの調整や修正が必要になりますが、これができていないと大きな生産性低下の要因になってしまいます。
仕事をするツールが揃っていない
繰り返しになりますが、リモートワーク で多用される自宅やカフェはそもそも仕事用の場所ではありませんし、コワーキングスペースなども会社の自分のデスクと同じ環境かといえばそうとも言えません。
「快適に仕事をするためのツール」が揃っていないというのも生産性を下げる要因の一つになります。
オフィス家具
自宅やカフェにあるデスク、テーブルや椅子は食事をしたりテレビを見たりする「くつろぎ」のための家具です。
急に在宅ワーク化した場合など、ダイニングテーブルにノートパソコンを置いて仕事をするということもあるでしょう。しかし、これは非常に効率が悪く、そして体にも負担をかけてしまいます。
仮に出勤したときと同じ8時間労働をするとなれば、ダイニングチェアは硬すぎることがほとんどですし、テーブルに置いたノートパソコンを覗き込む姿勢は首や肩に非常に大きな負担をかけます。
一見地味で無機質に見えていた会社のオフィスはやはり「仕事をするために設計された空間」です。自宅のダイニングテーブルやソファで同じことをするのは厳しいものがあります。
パソコン関連
リモートワーク をする場合の多くは会社支給のノートパソコンを使うことになるでしょう。
もともとオフィスでデスクトップパソコンを使っていた場合は特にですが、このギャップでも生産性が落ちてしまいます。
小さな画面、小さくテンキーの無いキーボード、マウスでなくトラックパッドで操作するノートパソコンは長時間労働に不向きな場合もあります。
他にもビデオ会議のためのスピーカーマイク、インターネット回線など リモートワーク を快適に進めていくためには解決しなければいけない点がいくつもあります。
これらの点が整備されていないことも リモートワーク が失敗する要因となりえるでしょう。
まとめ
今回は「リモートワーク が失敗する理由」についてご紹介しました。
新型コロナショックをきっかけに広まった「リモートで仕事をする」という方式ですが、今後広まっていくことに疑いの余地はありません。
GRILL では リモートワーク での生産性向上を含めた、業務のデジタル化全般のお手伝いをしています。生産性を向上させるITツールの導入やそのサポートは補助金の対象となります。
初期費用を抑えて、まるっと弊社にＩＴの導入相談から定着化までお任せいただくことも可能です。お気軽にご相談ください。