かつてパソコンソフトとはパッケージを買ってきて、古くはフロッピーディスク、最近でもCDやDVDからパソコンにインストールするものでした。
ところが近年ではインターネットインフラの普及とともに、「インターネット上で動作する」オンラインアプリケーションがどんどん増えてきています。
今回はそのオンラインアプリケーションの最適解の一つである Google Workspace をご紹介します。
Google Workspace は低コストで社内業務を効率化し、また テレワーク、在宅ワーク 対応問題も一気に解決できる素晴らしいツールです。
Google Workspaceの概要
オンラインアプリケーションと言われるとなんだか構えてしまう方もいるかも知れませんが、普段みなさんが使っているサービスの中にもたくさん含まれています。
最も普及しているのは同じくGoogleが提供している Gmail でしょう。
どこでもどのパソコンからでもメールアドレスとパスワードさえわかればメールソフトにアクセスが出来る。それがオンラインアプリケーションの特徴です。
Google Workspaceとは？
Google Workspace とはGoogleが提供するビジネス向けのオンラインアプリケーションセットです。
グループウェアとしての機能も含まれるため、社内業務システムとしての採用も可能になります。
従来の社内業務システムは特殊な社内業務に合わせて開発していることが多く、高額且つメンテナンスが大変というデメリットがありましたが、Google Workspace の場合は極小のコストで導入できる上に、メンテナンスはGoogleがオンライン上でしてくれますので、飛躍的に扱いやすくなります。
元 G Suite、各種ツールを統合したサービス
Google Workspace は元々G Suiteという名前で提供されていたサービスで、Googleの各種ツールを統合したサービスが刷新されたものになります。
Googleのサービスを導入することで様々なメリットが生まれますが、先ず目につくのはコミュニケーションの円滑化でしょう。
例えばGoogleカレンダーを利用することによりメンバーのスケジュールの確認や管理がひと目でできるようになりますし、会議の日程調整も遥かにスムーズに行うことが可能になります。
カレンダーだけでなく、 Gmail や ハングアウト と連携することで組織全体の業務の効率化が実現出来ます。
業務効率化ツールも内包
コミュニケーションツールだけではありません。Googleドライブ や Googleスプレッドシート 、ドキュメント 、スライド などには今までのオフィスアプリケーションにはなかったコラボレーション機能が用意されています。
Googleドキュメントで文章を作成し、責任者がオンライン上でチェック、修正点を書き込み、担当者が確認・修正し完成するというフローが全てオンライン上にある同一のファイルで完結します。
更にパソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセス可能なので、チェック・修正程度であれば移動中にスマホで片付けてしまうことも出来るでしょう。
これはオンラインアプリケーションであることの大きな恩恵の一つで、「提出する」という概念自体がなくなり、非常にスムーズなワークフローに生まれ変わります。
Google Workspaceのメリット
ここまでご紹介した概要の中にもメリットは含まれていましたが、Google Workspace を導入するメリットはまだまだあります。
また、そのメリットはどれも現代のビジネス環境にとてもマッチしているものです。一つずつ見ていきましょう。
スムーズに業務のオンライン化が実現できる
前述の通り、Google Workspace はオンラインアプリケーションセットです。
つまり、Google Workspace を導入することで半自動的に業務のオンライン化が実現されます。
今までは特定のメンバーのパソコンにしか入ってなかった資料も、必要なメンバー全員が常に最新の状態でいつでも閲覧出来ますし、いつでも簡単にオンラインミーティングを行うことも可能になります。
「資料をメールで送る」という作業がなくなるだけでも、かなりの効率化を実感できるでしょう。
最強のセキュリティを誇るGoogle Workspace
業務をオンライン化する際や、新しいツールを導入する時に心配なのが「セキュリティ」ですが、Google Workspace はこの点でも世界最高水準を誇ります。
Googleという世界最大のIT企業自身が使っているインフラ上で動いている Google Workspace は他のどの民間企業が自力でセキュリティ環境を構築しても遠く及ばないでしょう。
詳述は避けますが、Googleのデータセンターはサイバー攻撃だけでなく、物理的な攻撃にも十分過ぎると言えるほどの対策が取られており、正しく運用していればセキュリティについては意識する必要も無いほどです。
むしろ従来のスタッフが持ち歩くパソコンや紙の資料からの流出のほうがはるかにリスクは高く、ほとんどの企業において Google Workspace を導入することでセキュリティ環境は飛躍的に向上します。
テレワークや在宅ワークへとの相性もよし
近年日本でも急速に普及している テレワーク、在宅ワーク との相性も最高です。
前述の通り「どこでも仕事環境にアクセスできる」ので、もちろんその場所は自宅であってもコワーキングスペースであっても全く問題ありません。
インターネット環境さえあればビーチから仕事をすることも可能で、これからの多様な働き方への対応も完璧です。
また、オンラインアプリケーションはその動作自体はオンラインで行われるため、使用するパソコンの性能がそれほど高くなくても問題なく、パソコンを支給する際のコストを圧縮できるのも大きな魅力です。
Google Workspaceでできること、使える機能
では実際に Google Workspace でどういったことができるのか、どんな機能があるのか見ていきましょう。
元来無料のものもある各サービスですが、Google Workspace においては業務システムとして使いやすいように強化されています。
Gmail
皆さんおなじみのGmailですが、最初の懸念点は「メールアドレスが変わると困る」ではないでしょうか。
Google Workspace でGmailを使う場合は現在のドメイン（＠から後ろの部分）を利用することが可能なので、現在のアドレスのまま、Gmailとして使うことが出来ますのでご安心ください。
ラベル管理とGoogle品質の強力な検索機能でメールの整理自体が不要になります。
もちろんGoogleによる最新の迷惑メール対策も装備されていますので、導入したその日から快適に使えるでしょう。
カレンダー
こちらも自分のスケジュールだけでなく社内全体や各グループでの共有が可能になります。
会議の日程調整や出欠の確認だけでなく、会議室やそこにある備品を予約する機能も装備され、誰が見てもひと目で状況を把握することが出来ます。
「使おうと思っていた会議室が埋まっていた！」ということがなくなります。
ドライブ
今まではパソコンの中のハードディスクに保存していたものを、Google Workspace では全てこのドライブに保存することが可能です。
文書や表計算ファイルだけでなく写真や動画の保存も可能、もちろんスマホやタブレットからも閲覧可能です。
今までは全く同じファイルが複数の社員のパソコンに保存されていたということはよくありましたが、これはハードディスクの容量という点でも最新版管理という点でも好ましくありません。
すべてをGoogleドライブ上で一括管理してしまいましょう。
Keep
こちらは簡単にメモやリストが作れるアプリケーションです。Evernote のようなイメージで、簡単に共有やリマインダーに設定することもできます。
手書きでのメモも可能なのでタブレットとの相性もよく、手放せないツールになるでしょう。
ドキュメント
Googleのワープロアプリケーション。MicrosoftのWordとの互換性も高く、複数のメンバーで共同編集が可能です。
この共同編集は一度使ってしまうと従来のWordには戻れないほど便利で、文書作成には欠かせないアプリケーションになるでしょう。
スプレッドシート
ドキュメントのExcel版とも呼べる表計算アプリケーション。同じく共同編集が可能で、MicrosoftのExcelとの互換性も十分。
Excelと同様に各種関数やマクロも利用可能なうえ、 Google Apps Scriptと呼ばれる機能を使うことで、単純作業の自動化や、普段使う他のアプリケーションとの統合機能を比較的簡単に作成することが可能です。
スライド
こちらはPowerpointの代わりになるアプリケーションです。共同編集が可能で、多数用意されているテンプレートから簡単に見やすいスライド資料の作成ができます。
フォーム
簡単にアンケートなどの入力フォームが作成できるアプリケーション。ユーザー向けにも社内向けにも利用可能で、回答はスプレッドシートでシームレスに集計することが出来ます。
チャット
社内チャットツール。グループチャットにも対応し、もちろんスマホやタブレットからも参加できるので、移動中でも会話を続行することが出来ます。
歴史ある企業では簡単なやり取りにもメールを使っている場合がありますが、日常のやり取りのほとんどはメールよりチャットのほうが効率的です。Google Workspace を導入して効率化を最初に感じやすい機能の一つかもしれません。
Meet
こちらはZoomの代わりになるアプリケーションで、最大100ユーザーまで参加できるビデオ会議システム。画面の共有や背景のぼかしといった機能も実装されており、場所を選ばず会議に参加できます。
スマホやタブレットからの参加も可能ですので、こちらも移動中にビデオ会議に参加することが可能になります。
サイト
社内ポータルサイトやプロジェクトのサイトを簡単に作成できるアプリケーションです。
HTMLやCSSなどの専門知識は一切不要で、カスタマイズを含め簡単に利用することが出来ます。研修資料などの情報共有に特に相性が良いでしょう。
スムーズにGoogle Workspaceを導入するために
さて、ここまで Google Workspace のメリットをご紹介してきました。コスト的にも機能的にもデメリットが見当たらないこのサービスですが、実際に導入する方法についてご紹介します。
自力導入も可能だが、少しむずかしい
Google Workspace は一般のスタッフでも導入すること自体は可能ですが、誰にでもできるかと言うと少し難しい部分があるのも事実です。
ドメインの移管やデータの移行など、情報システム部門を持つ会社ならともかく、ITに詳しい程度の一般スタッフでは少々荷が重いかもしれません。
また、導入だけでなく運用ルールの策定や研修など、Google Workspace を使ったことが無いスタッフだけで進めていくのも難しいと言えます。
コンサルタントサービスの利用を検討しよう
そこでおすすめしたいのがコンサルタントの活用です。
社内の業務ツールを変更するわけですから、担当者は社内コミュニケーションにもかなりのリソースを取られます。技術的な部分はコンサルタントに任せ、また導入時のノウハウや研修なども取り入れることでより円滑な導入が実現します。
経験豊富なコンサルタントを上手に活用していただき、より速く効率的な環境での仕事を開始していただければ幸いです。
補助金の利用により格安導入が可能
とは言えコンサルタントを使うとなると気になるのが費用面でしょう。
実は業務のオンライン化を含むIT技術の活用促進については国も支援しており、補助金を活用して、限りなく低いコストで Google Workspace 導入とそれに伴う支援を受けることが可能です。
各企業の効率化は国の活性化にもつながるために用意されている補助金ですので、是非積極的に活用しましょう。
まとめ
今回は Google Workspace についてご紹介させていただきました。
現状考えられる選択肢の中では、コスト・機能両面において最高の選択肢の一つであり、また補助金を活用することで格安で導入できる良いタイミングでもあります。
また、結果的に実現される業務のオンライン化のメリットは導入前の想像を遥かに上回るものです。
これを機に業務効率化のための Google Workspace 導入をご検討いただければ幸いです。