働き方改革関連法に「時間外労働の上限規制」が設けられたことをきっかけに勤務時間の管理が厳しくなっています。
しかし時間管理術を身に付ければ、計画的に効率よく業務を行うことができるようになり、残業や長時間労働がマイナスに評価されることもなくなります。
「スケジュールを立てたり、計画を守るのが苦手」だと感じて挫折したことがある人でも大丈夫！
時間管理ツールを利用することで驚くほど楽に時間管理を習慣化することができます。
この記事では、簡単に時間管理ができるおすすめツールをご紹介します。時間管理に苦手意識がある人もぜひ参考にしてみてください。
時間管理アプリ・ツールを使うメリット
そもそも「時間管理」とは何の時間を指しているのでしょうか？ 具体的には、時間管理は以下の3つの要素に分かれます。
- スケジュール管理：予定の時間、空き時間を把握する
- タスク管理：やるべき業務を把握する
- リソース管理：業務に費やせる時間を把握する
従来のイメージではスケジュール管理はスケジュール帳、タスク管理はTo Doリスト、リソース管理は計画表といったツールを使用していた人が多いと思いますが、現代はスマートフォンが普及したことによりアプリやスマートフォンなどのデジタルツールを使用するのが主流になっています。
時間管理アプリ・ツールを使うメリットは、以下の通りです。
- スマートフォンやパソコンなど複数のデバイスからアクセスできる
- 情報が共有がしやすくなる
- 複数人でスケジュール調整がしやすくなる
- 過去のデータを参照しやすくなる
- データのバックアップやセキュリティ管理をしておけば紛失時のリスク回避も出来る
- 無料で使用できるアプリの種類が豊富にある
- 社内で使用しているアプリと連携して使用できる場合もある
予定などをチームで情報を共有する時も、一部の人には見られないように非表示設定ができるアプリが多いので、プライバシーを守りながら使用することができます。
Googleカレンダーと携帯タイマーで時間管理
アプリをダウンロードしたくないという方はまずは「Googleカレンダー」をフル活用してみましょう。Googleアカウントを持っていれば無料で使うことができて、複数のデバイスからアクセスできる優秀な時間管理ツールです。基本的な機能はカレンダーですが、To Doリストやリマインダー機能も併用すれば使い方の幅が広がります。
使い方のポイントは以下の通りです。
Gooleカレンダーの予定、Google ToDoリスト、リマインダーを使い分ける
予定とタスクの管理を混合にしないようにしましょう。繰り返し機能がついているのはGooleカレンダーの予定とToDoリストのみ、通知機能がついているのはリマインダーのみです。
例：Googleカレンダー→スケジュール管理、1日のやることリストなど直近のタスク管理→Google ToDoリスト、やることの中でも1週間以上先のタスク→リマインダーにいれる
繰り返し機能を活用して生活のリズムを決める
例：毎週日曜日の20時30分〜21時00分は1週間のスケジュールを立てる、月曜〜金曜の8時30〜9時00分はメールチェックにあてる
予定を色分けして直感的に把握しやすくする
例：会議や人との約束→赤色、デスクで進める業務→青色、メールチェック→黄色、プライベートの予定→緑色など
共有機能を活用して予定を共有する
例：奥さんと予定共有して飲み会や残業を共有連絡し忘れ、連絡の時間を削減（一部の予定を非表示にして隠すこともできます）
携帯のアラーム機能でルーティン業務にメリハリをつける
携帯のアラーム、ストップウォッチ、タイマーの3つの機能でも最低限の時間管理をすることはできます。中でもアラーム機能は曜日ごとに繰り返し設定をしたりラベルを作って分類したりすれば、ルーティン業務にメリハリをつけることが出来ます。
例えば、月曜日にルーティン業務（例：8時半からメールチェック、10時にミーティング、12時から昼休憩、14時から17時までデスクワークなど）が決まっているなら、一つ一つアラームを作成して「月曜日」というラベルを作っておきます。iPhoneでアラームにラベルを作る方法は「アラームを編集」→「ラベル」という項目で名前を受ければOKです。また、アラームを一括でオンにしたいときはSiriに「月曜日のアラームをすべてオンにして」と言えばセット完了です。
ただし、携帯のアラームやストップウォッチだとスヌーズ機能を細かく設定出来なかったり、チームのメンバーと共有出来なかったり機能に制限があるので、使いやすさを重視するなら時間管理アプリを検討しましょう。
業務効率を改善するおすすめ時間管理アプリ・ツール６選
それでは GRILL が推奨する業務効率改善ツールを実際に見ていきましょう！
時間管理をして業務効率を上げたい人向け
Toggl Track（トグルトラック）
Toggl Track（旧：Toggl）は500万人以上のユーザーを持ち、Google、Amazon、STARBACKS、Microsoftなど大手企業で使用されている時間計測アプリです。
Googleアカウントがあればすぐに使うことができ、業務を始める時にスタートボタンを押して、中断したり終了する時にストップボタンを押すだけ。
測った時間はクライアントやタスク名をつけて保存すると自動で円グラフや棒グラフに集計してくれます。自分が何の業務にどのくらい時間を使ったのかをシンプルかつ直感的に管理することができます。
Focus To-Do（フォーカストゥードゥ）
Focus To-Doは作業時間の集中力を高めたい人におすすめのアプリです。Focus To-Doを使えば「ポモドーロタイマー」を簡単に設定することができます。
ポモドーロタイマーとは、作業時間の間に細かい休憩を挟むことで集中力を持続させて生産性をあげる時間管理術のことです。「25分の作業＋5分の休憩」を1ポモドーロとし、4ポモドーロごとに20〜30分間の休憩を繰り返します。
Focus To-Doは、作業時間と休憩時間の間隔を自分仕様に簡単にカスタマイズすることができるので便利です。表記は一部英語ですが、予定などは日本語で入力できます。
1日ごと、週ごと、月ごとでデータ集計をして自動でグラフ化してくれたり、アプリ内でグループを作って作業時間のデータを共有したりすることができます。Apple Watchにも対応しています。
チームの業務効率を上げたい人向け
モチベーションを高める道具にもなります。同じ仕事をしている人の平均作業時間と自分の作業時間をチームで共有することで、できるだけ効率よく進めようという向上心が働きます。
TimeCrowd（タイムクラウド）
TimeCrowd は記録開始・停止ボタンを押すだけで簡単に時間管理ができるだけでなく、記録したデータをチームなど複数人で共有しやすいのが特徴的です。
管理者アカウントがアプリ上にチームを作成して、メンバーに招待URLを送信してチームが完成したら、プロジェクトについて時間を記録して共有することができます。記録したデータはチーム、メンバー、期間を選択してグラフ化したり、Chatwork や Slack と連携したりすることが可能です。
TimeDoctor（タイムドクター）
タイムドクターは会社での時間の使い方を正確に示し、生産性を向上させるツールで8万3000人以上に利用されています。
監視機能が付いているので、どの社員やチームが生産的に働いているのか、社員がアクセスする回数が多いウェブサイトなどをランキング形式で見ることができます。
PCから離れているときは、自動停止することも可能で、リモートワーカー管理にもおすすめです。
英語表記しかないのが難点ですが、働いた時間から給与を自動計算してくれる給与計算機能や、仕事の作業効率が落ちている時のアラート機能もついている優秀な時間管理ツールです。
Trello、Slack、Google Appsなど約60のアプリと同期することが可能です。
プログラミングを効率化したい人向け
WakaTime（ワカタイム）
「プログラミングの作業効率をあげたいけどどうやって時間管理したらいいのか分からない」という方にはWakaTimeがおすすめです。
使い方は簡単で、自分の好みのIDE、エディタのプラグイン、拡張機能などでWakaTimeをダウンロードするだけです。
エディタにWakaTimeを仕込んでおけば、後は普段通りプログラミングするだけで1日の稼働時間帯、作業状態や進捗状態、コード言語ごとの使用割合などを自動で分析、可視化してくれます。
Atom、Brackets、Eclipse、Emacs、Vim、Sublime Textなど主要な言語には対応していますが、一部対応していない言語の場合には記録ができません。
また、エディタで作業をしていた作業時間のみを記録するためコードを編集する以外の作業時間が反映されない点には注意が必要です。
在宅ワークにメリハリをつけたい人向け
Toodledo（トゥードルドゥ）
「シミュレーションモード」であらかじめ設定した仕事の始業時間からスタートした場合、何時にすべてのタスクが終了するか翌日以降についても把握できます。
完了したタスクを非表示にすることができるので、1日の終わりに全タスクが完了していると気分も高まります。Apple Watchに対応しているアプリなのでタスク管理がいつでもどこでも出来るのが高ポイントです。
まとめ
あらゆるビジネスマンに求められる時間管理スキル。
時間管理はタスク管理、スケジュール管理、リソース管理の3種類がありますが、いずれもアプリやツールを使えば記録が簡単で管理に手間がかかりません。
以前に挫折してしまった方や時間管理が苦手な方も、自分の働き方や好みに合った時間管理ツールを導入して毎日を有意義に過ごしましょう。