家で仕事をする、といえば一昔前は独立している社長や個人事業主、もしくは内職といった限られたイメージでしたが、今は違います。
日本では世界トップクラスのインターネットインフラと、パソコンやスマホの普及によって、オフィスワークに限れば今や「すべての仕事は自宅でできる」と言っても過言ではない時代に突入しました。
とはいえ テレワークの制度を導入していない企業からすれば、その導入の是非や方法もまだまだ分かりづらいところです。
今回は テレワーク を実現させる必要性やメリット、そして注意点を解説しますので、是非最後までご覧ください。
そもそもテレワークとは？
さて、当たり前のように冒頭で使った「テレワーク」という言葉ですが、定義を確認しておきましょう。
テレワーク とは「会社に行かず仕事する」ということですが、別の言葉で言えば「リモートワーク」もしくは「在宅ワーク」ということになります。
日本テレワーク協会によれば、テレワークとは「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」とされています。
企業の場合で言えば、「会社ではない別の場所」で仕事をする場合のことをテレワークや リモートワーク、また特に自宅で仕事をすることを「在宅ワーク」と呼んでいるわけです。
今回の記事では便宜上「テレワーク」で統一しますが、「テレワーク できる環境」を整えてしまえば、自宅だけでなくコワーキングスペース、喫茶店や外国ですらインターネットが通っていれば仕事ができるということになります。
ご存知の通り、新型コロナショックで一気に広まったこの働き方は今後も一定の割合で残るでしょうし、企業側にも従業員側にも大きなメリットがあります。
IT企業でも無い限り100％は難しいとしても、部分的には必ず導入の余地があるはずなのが、「テレワーク」です。
テレワークの必要性とメリット、とデメリット
新型コロナショック以前から環境的には十分可能であった テレワーク がさほど浸透しなかったのは、文化、慣習によるところが大きかったものと思われます。
変化を嫌うのは人間の本能ですが、新型コロナショックという「外圧」によって半強制的に テレワーク を導入する企業が増えました。
結果、「テレワーク でもなにも問題もない」仕事がかなりあることが世界中で判明しました。
労使双方でwin-winになるこの制度は、コロナショックが落ち着いた後も一定の割合で定着することが予想されています。
人事システムを提供する企業の調査によると半数以上が「テレワーク が定着する」と答えています。
テレワークのメリット
企業側のメリット例
- 交通費の軽減
- 営業効率の向上
- 事務所家賃の軽減
- 各種保険費用の軽減
従業員側のメリット例
- 集中しやすい
- 通勤時間の削減
- 人間関係ストレスの軽減
- お気に入りの家具、道具で仕事ができる
そもそも企業は利潤を追求するものなので、労使双方にメリットが有るならばすなわち導入の必要性があるとも言えます。
また、今回の新型コロナショックのような出来事が起きたときへの対策としても非常に有効です。
東日本大震災の際にも盛んに言われた言葉に、BCP(事業継続計画=Business continuity plan)というものがあります。
有事の際にも事業を継続できるような仕組みを作っておくという意味ですが、今回のコロナショックを見てもわかるように、「テレワーク」はBCPの一環にもなります。
テレワークのデメリットは？
ではデメリットはどうでしょうか。
製造現場の用にテレワーク化しようがないものはともかく、テレワーク化できる仕事でのデメリットは、その多くが「適応範囲内」であると言えます。
テレワークデメリット例
- 対面のコミュニケーションに比べ、伝わりづらい
- 手取り足取り、といった教え方が出来ない
- 社員の「サボり」が発生するリスク
どれも既存の企業からすれば懸念点といえます。
しかし、ここは考えようです。
対面でないと伝えられないという場合には「伝える努力を怠っている」ケースが良く見られます。
考えや指示をまとめてから文章なり、ボイスメッセージで指示するということを習慣化すればその多くは解消しますし、手取り足取り教える必要がある部分は動画コンテンツなどの活用で解消可能です。
各業界で「YouTubeで学んだだけのプロ」が生まれている現代で、「どうしても対面である必要がある」事象がそこまで多いとは考えづらいでしょう。
また、多くの管理職が気になる「社員のサボり問題」ですが、これは間違いなく起こるでしょう。
ここでも考え方の変化が必要になりますが、「仕事をきっちりやっていればサボっていても問題ない」と考えることも可能です。
50のスピードで仕事をする社員が2時間かける仕事を100のスピードの社員が1時間で終わらせて残りの1時間仕事の知識をつけるための読書をしていたらこれはサボりでしょうか？
もちろん残業代などの労務面の問題をクリアする必要性はありますし、管理職側の意識改革も必要ですが、「社員のサボり」も解決可能な問題と言えます
テレワーク導入の注意点
前項では テレワーク のデメリットは解消可能というお話をしましたが、一方で注意点、リスクは確実に存在します。
その注意点、リスクとは：
- 情報漏えいリスク
- データ紛失リスク
の2点が代表的な物になります。
情報漏えいリスク
日本でも一定の頻度で報道される企業の情報漏えい問題ですが、その原因トップ３は、
- 紛失、置き忘れ
- 誤操作
- マルウェア感染、不正アクセス
と言われています。
テレワーク が可能な環境を実現すれば、デバイスの紛失や置き忘れ、また様々な場所でインターネット回線に接続することによるマルウェア感染、不正アクセスのリスクも高まります。
特に顧客の個人情報を取り扱う企業においては致命的なダメージを負いかねませんので、テレワーク を導入する際にはこのリスクに対する万全の対策を施すことが必要です。
データ紛失リスク
パソコンやスマホに入っているデジタルデータは物理的な大きさがほぼ無いので、大量のデータを簡単に持ち運ぶことが出来ます。
会議室ひとつ分の書類が、小指の爪ほどの大きさのMicro SDカードに入ってしまうのはまさに隔世の感がありますが、同時に発生するのが「データ紛失」のリスクです。
プライベートのパソコンやスマホで経験したことがあるかもしれませんが、デジタルデータは簡単な誤操作で一瞬にして大量のデータを紛失する危険性があります。
また、パソコンやスマホの紛失、盗難、水没などの故障によってもいとも簡単に消えてしまうものです。
従来なら「会議室ひとつ分の書類をどこかに忘れてきた」ということは考えられないので、これはデジタルデータならではのリスクと言えます。
注意点への対策
では、テレワーク が可能な環境の導入は見合わせるべきなのか、そんなことはありません。
これだけ世界中で多くの企業が導入しているわけですから、注意点やリスクへの対策も十分に用意されています。きちんと対策を施せば従前の制度よりはるかに安全度の高い制度を構築することが可能です。
情報漏えいリスクに対しては、セキュリティの担保されたソフトウェアを使用するという対処法が存在します。
また、データ紛失リスクに対しては、クラウド化することによりデータを物理デバイスやローカル環境に置かないことで回避可能です。
とはいえ現状で テレワーク の制度が整っていない企業の場合、IT担当に適任の人材がいないことも多いでしょうし、いたとしても最新の知識にアップデートするのは専門職ではないかぎり難しいものがあります。
そういった場合は GRILL のようなコンサルタントサービスの活用も選択肢に入るでしょう。
テレワーク、オンライン化、デジタル化、IT化のメリットを最大限活用しながら、同時にセキュリティも以前より高めていくことが可能になります。
まとめ
今回は テレワーク を実現する必要性やメリット、デメリット、そして発生するリスクについて解説しました。
新しい仕事の仕方になりますので、考え方の変化やリスクへの対処は必要になりますが、適切に導入できれば企業側にも労働者側にも大きなメリットが生まれます。
GRILL では国や行政からの補助金を使って最低限のコストで テレワーク を実現するお手伝いをしています。アフターコロナの時代に乗り遅れないためにも、まずはお問い合わせをいただければ幸いです。