業務の効率化を目指す企業において導入が検討されるもののひとつにグループウェアがあります。しかしながら具体的な機能や運用方法について理解が進んでいないことも少なくありません。
そこでこの記事では、グループウェアの機能やメリットを解説するとともに、代表的なグループウェアについてもご紹介します。
グループウェアとは？
グループウェアは社内の意思疎通をスムーズにし、業務効率化を図るネットワークソリューションです。ビジネスでは、規模の大小はあるものの、基本的にはひとりきりで業務を進めることはできません。
そこでチームとなるグループによる協力やフォローが必要となりますが、これらを整えるものが情報共有ツールとなるグループウェアです。グループウェアでは、働く仲間同士の情報や仕事の状況を統合管理し、これらを共有・公開することで協調・協業を加速させることが可能です。
グループウェアの機能
グループウェアの機能は多彩で、さまざまな角度からグループの協調、協業を後押しすることで業務を円滑化します。中でも代表的な機能としては次のようなものを備えています。
スケジュール管理機能
個人とグループのスケジュールを同時並行で管理します。上司や同僚の行動予定を一括して把握できるほか、会議や行事の日程および時間調整が可能です。
タスク管理機能
個人またチームに所属するメンバーが担当するタスク（仕事）を一元管理します。期日や重要度が一目で把握でき、作業の完了状況も確認できます。
チャット機能
グループウェアにはチャット機能が搭載されているものもあります。これはコミュニケーションツールとしての要素が大きく、グループ内のメッセージの送受信に用います。
メール機能
グループウェア上でメールのやりとりをする機能です。特定のメンバーとだけ情報を共有したい場合に活用でき、ファイルの添付も可能です。
ワークフロー機能
担当部門へ提出したり上司の承認が必要な各種届出や申請書類を迅速に作成し承認フローに乗せることができます。外出先からの承認も可能なため、決裁業務のスピード化に貢献します。
文書管理機能
規定集や契約書の雛形といった重要性の高い社内文書を一元管理できます。参照する際には文書を探したりファイルサーバを検索する必要がないため、業務効率が向上します。また、情報をグループウェア上に公開しておくことで各メンバーがダウンロードして利用することも可能です。
電子会議室機能
オンラインでメンバー間の意見交換に用います。時間や場所の制約を受けず、グループやプロジェクトのコミュニケーションスペースとしても活用できます。
掲示板機能
人事通知など、社内の通達事項を掲載できます。発信する内容や部門をカテゴリ分けし、閲覧可能なメンバーや公開日時を制限することもできるので、情報漏洩も防げます。
グループウェアのメリット
グループウェアが持つ機能はここまでのよう非常に多彩です。それらによってもたらされる具体的なメリットには次のようなものが挙げられます。
情報の共有
グループウェアではチャット機能や文書管理機能、掲示板機能などを用いて、メンバー同士の知識や情報を共有することができます。また従来なら各部署に出向いて書類をやり取りしていた情報共有はメンバーが社内にとどまっていなくてもネットワーク上で内容のチェックや更新が可能なため、情報共有も円滑かつスピーディーです。
業務効率の改善
日常業務には、電話やメモなど本来業務以外に時間を割くケースが少なくありません。そこでグループウェアの各種機能を活用すれば、時間の有効活用が実現し、業務効率の改善にも結びつきます。
コミュニケーションの円滑化
グループウェアに備えられている、メールやチャット、掲示板といった複数のコミュニケーションツールを使い分ければ、情報共有や意見交換が容易になり、コミュニケーションの円滑化が図れます。
ペーパーレス化
従来紙ベースで配布していた資料などはグループウェアの文書管理機能によって社内で一斉に共有できます。これにより、社内のペーパーレス化に貢献し、コスト削減を実現します。
リモートワークの実現
近年注目を集めている リモートワーク の実現には、評価や管理などの人事制度に加えて、オフィスと同等のワークプレイスの整備が欠かせません。
その点グループウェアには直接のコミュニケーションや紙の受け渡しなどが難しい リモートワーク において、ワークプレイスの整備が可能な各種機能が備えられています。
グループウェアの種類
多彩な機能によりさまざまなメリットをもたらすグループウェアですが、その種類はクラウド型とオンプレミス型の2つに大別できます。登場当初主流だったオンプレミス型は、現在クラウド型に移りつつあります。
クラウド型
クラウド型はインターネットの普及により、導入件数が増加しています。インターネット上のサーバーを活用してソフトウェアを利用するグループウェアで、インターネット環境さえ整っていればサーバー設置や保守が不要なほか、スマートデバイスからもアクセスが可能です。
クラウド型の長所
クラウド型のグループウェアは導入のしやすさが最大の長所です。インターネットに接続できる環境さえあれば短期間で導入することができ、障害対応も事業者がリモートで対応してくれます。またスマートフォンなどのモバイル端末からでもアクセスが可能で、利便性も高くなっています。
クラウド型の短所
近年セキュリティ技術が向上し安全性も高くなっているものの、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型では情報漏洩のリスクがゼロではありません。加えて社内の既存のソフトウエアとの連携は難しく、カスタマイズ性に劣るのが難点です。
オンプレミス型
導入企業側で用意したサーバーにソフトウェアをインストールして管理するのがオンプレミス型のグループウェアです。カスタマイズが容易で、サーバー保守に人員を確保できる大企業などで導入されています。
オンプレミス型の長所
社内のサーバーを利用し情報管理をするオンプレ型はウイルス感染や外部への情報漏洩への耐性が高く、セキュリティが強固です。
このため、機密性の高い情報を取り扱う企業ではオンプレミス型のグループウェアの導入が適しています。また、既存のシステムとの統合性に優れることから、 自社のニーズに合わせたグループウェア構築が可能です。
オンプレミス型の短所
オンプレミス型のグループウェアの導入は、数週間から数か月という期間を要すため、余裕のある導入期間の計画が求められます。
さらに導入後も社内メンテナンスが必要なため、SEが常駐していない企業では導入が困難です。
このほか、外部からのアクセスには煩雑な設定や追加の費用が必要なため、外出先などからの利用には不向きです。
おすすめのグループウェア
さまざまな機能や特徴を持つグループウェアですが、現在市場にリリースされている製品も非常に多彩です。そこで、数多くのグループウェアの中から代表的な製品をいくつかご紹介します。
Gsuite
Gsuiteは検索エンジン最大手のGoogleのグループウェアで2006年にサービスが開始されたグループウェアです。
法人向けに監査ログ機能を持つほか、「Gmail」「Googleカレンダー」などのアプリケーションがパッケージ化されています。大きな特徴はコストパフォーマンスの高さで、初期費用不要でさまざまな機能が提供されます。
Office365
Office365はMicrosoftが提供するクラウド型のグループウェアです。
グループウェアとしてはもちろん、中位以上のプランであればExcelやPowerPointなどのアプリケーションのライセンスも付与され、大量のデータ保存が可能な、最大1TBの大容量ストレージも用意されます。機能面でも料金面でも特筆すべきデメリットがなく、バランスの取れた製品です。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは1997年の誕生以来、現在までにおよそ5万社の導入実績を誇るグループウェアシステムです。
グループウェアとして必要な機能はほぼ全て網羅し、高い顧客満足度を獲得しています。1ユーザー当たりの費用が安価なのも特徴で、費用対効果が高いのも魅力です。
まとめ
グループウェアは豊富な機能により、組織内の業務効率化やコミュニケーションの活性化に貢献します。しかしながら、それらの機能は自社の運用に適したもの出なければ導入効果は得られません。
このため、グループウェア導入の際には、製品の特徴や機能、また料金なども十分に吟味し、自社の運用に適したツールを選定することが、業務効率化実現の近道となります。
＊こちらは、筆者独自で調査した内容であるため、情報が最新でない場合や内容に差異がある場合がございます。正式な最新情報は公式サイトをご確認ください。