残業を減らす秘訣は時間管理術にあり！業務効率を上げるポイントや管理ツールをご紹介

さまざまな業務に追われるビジネスマンにとって、時間管理はすべての人に求められるスキルです。最近では、時間管理の必要性を感じている方は多いのではないでしょうか？

2019年4月から働き方改革関連法に「時間外労働の上限規制」が設けられました。
残業時間に法的に上限が設けられた結果、長時間労働は「時代遅れの象徴」であり、長時間労働を容認している会社の評価も下がる時代になりました。そのため、近年では各社に勤怠管理システムなどが導入され、勤務時間の管理が厳しくなっています。

残業や長時間労働を上司へのアピールや収入を増やす一つのテクニックとして利用する時代は、もはや終わりました。
残業が続くと「業務の効率が悪い」「コスト管理意識がかけている」「仕事ができない」と評価を下げられる可能性すらあります。

この記事では、適切に時間管理をして業務効率を向上させる時間管理術を6つのポイントに分けて説明します。
記事の最後では集中力を持続させるのに効果的な時間管理アプリもご紹介します。

「もっと効率よく仕事を進めたいけど、自分でいちいち記録するのは面倒」と悩んでいる方にぴったりですので、ぜひ参考にしてみてください。

業務効率を向上させる時間管理のポイント

1. 現在の業務効率を把握する

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まずは、自分が現在の業務で掛かっている時間を実際に記録してみてください。
記録する方法はGoogleカレンダーでもメモ帳でもなんでも良いですが、後から見返せるように電子データにしておくのが○。

実際に業務時間とその内訳を記録することで、 「メールの対応に思っていたより時間を取られている」 「このすき間時間はもう少し仕事を進められたはず」 「仕事をしていたつもりなのに何をやったかはっきりしない時間帯がある」 など自分の感覚と実際の作業量のギャップに気づくことができます。

まずは、現在の業務時間を記録して以下のことを把握しましょう。

• 自分の集中力が継続する長さ　例：45分、1時間など
• 集中力が下がるタイミング　例：昼過ぎ、夕方以降など
• 各業務にかかっている時間　例：メール1件に5〜10分など

2. 必要なタスクを「見える化」して優先順位をつける

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 次に、業務を完了するのに必要なタスクをすべて「見える化」するために書き出しましょう。そして、どのタスクから完了させるべきなのか優先順位をつけてください。

優先順位をつけるポイントは以下の通りです。

やるべきことを一度すべて書き出して優先順位をつけることで、業務の流れを整理することができます。

ここで「Webライターとして記事を納品する」場合を例として考えてみましょう。
ライティングの仕事はいきなり記事を書き始めるわけではなく、実際にはいくつもの工程が重なっています。そのため、以下のようにやるべきことを細分化して優先順位をつけ、さらに各工程でかかる時間も書き出すのがおすすめです。

「なんとなく手をつけるのが重い」と感じる大変な業務でも、一つ一つの工程を淡々と行っていけば意外と進めやすく感じるので、ぜひ取り入れてみてください。

このように業務を工程ごとに書き出して時間配分を考えると、作業できる時間に対して工程をどのくらい進められるかが視覚的にも把握しやすくなるのでスケジュールが立てやすくなります。

また作業前にかかる時間を見積もることで、予想していた自分の作業スピードと実際の作業スピードのギャップに気づくことができると言うメリットもあります。

3. 時間管理アプリを使う

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最近は勤怠管理や経費管理などで便利なアプリが増えていおり、時間管理もニーズに合わせて様々なアプリが登場しています。

時間管理アプリは、タスクごとに時間を測定できたり、自動で記録した時間をグラフにしてくれたり、Slack など外部ツールと連携していたりさまざまな方法で時間管理をする手間を減らしてくれるのが嬉しいポイントです。
パソコンだけでなく携帯やタブレットにアプリを登録しておけば様々なデバイスから時間管理ができるので在宅勤務や出張先、外回りにも使えて便利ですし無料で使えるものが充実しています。

中には「ポモドーロテクニック」という科学的根拠に基づいて集中力をより持続させてくれる時間管理アプリもあります。
１日のスケジュールを管理したり、集中力が途切れやすい午後だけ活用したりと自分に合う見つけられれば強い味方ができるでしょう。

4. 業務ごとに自分で期限を設定する

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業務の期限が決まっている場合もそうでない場合も、自分で締め切りを設定することで仕事のパフォーマンスが上がります。

偏差値30台からケンブリッジ大学大学院へ進学しカリスマ経営者となった塚本亮さんも「段取り力が高い人に共通するのが、仕事の期限は自分で決めるという姿勢」があることだと語っています。

引用：「あなたの悩み、段取り力で解決できます!」塚本亮

例えば、上司から1週間後までに資料の作成を頼まれたと仮定しましょう。
1週間ギリギリで完成させるのではなく「3日後までに大枠を作成するので一度確認してもらえますか？」もしくは「4,5日あれば完成できると思うので○日までに送ります」など自分で期限を宣言してしまいましょう。

自分で業務の期限を早めに設定するメリットとしては、

などが挙げられます。

もちろん守れないほど早い期限を設定してしまうのは良くないことです。
しかし、本来の期日よりも少しでも早く対応することを積み重ねていけば、相手との信頼関係を強められるだけでなく、自分のモチベーションを高めることもできるようになります。

5. スケジュール情報を一ヶ所で管理する

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スケジュールを一元管理することで、スケジュール調整やプロジェクトの日程確認の効率をあげることができます。
反対に、スケジュールを複数の場所で管理することは、スケジュール調整ミスをするリスクになるので避けるのが賢明です。
例えば、紙の手帳とGoogleカレンダーと会社のアプリそれぞれに予定を分けて記入するのはダブルブッキングをする危険がありますし、予定を確認するのにも時間がかかります。

最近ではプライベートと仕事のスケジュールを一緒に管理できるように工夫されたアプリも増えています。
また仕事のチームでスケジュールを共有しておけば、メンバーの出張や会議のタイミングなどを知ることができるので、簡単な相談をするためだけにわざわざメンバーに予定を聞く手間も省けます。

デジタルデータでスケジュールを管理する際に一点注意したいこととして、ソフトウェアの不具合などでデータが消失してしまう可能性もゼロではないので、バックアップは定期的に行うようにしましょう。

6. 定期的にスケジュールの振り返りをする

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自分が立てた1日のスケジュールやプロジェクトの計画が適切だったかどうか、振り返ることは自分の成長を早めてくれます。

「振り返り」とは、自分の行動や傾向を客観的に捉えて、改善点を見つけ出すことです。

ハーバード大学が2014年に発表した研究でも
「1日15分間、その日自分が学んだことについて振り返る習慣がある人は、そうでない人に比べて23%も業務や学習のパフォーマンスが向上する」
ということが明らかになっています。

ではどんな点に気をつけて振り返るのが効果的なのでしょうか？

ここで最強の振り返りフレームワークと言われる「KPT（ケプト）手法」を紹介します。
KPT手法とは、「Keep（良かった点」「Probrem（悪かった点」「Try（改善すべき点）」の頭文字から名付けられており、ソフトウェア開発などで仕事の能率をアップするために用いられるフレームワークの1つです。

KPT手法に基づいてスケジュールの振り返りをするときは以下の点に気をつけてみてください。

良かった点、悪かった点、改善するべき点の3点をポイントにして振り返り工夫していくことでチームでのプロジェクトや業務をスピーディーで効率的にすることができます。

またスケジュールの振り返りをする際は、

など期間の幅を変えてみるのがおすすめです。

短い期間の振り返りは立てた計画が実行できているかを確認しやすい一方で、長い期間の振り返りは積み重ねの効果が実感しやすいからです。

時間管理アプリの代表例

Toggl

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Toggl は500万人以上のユーザーを持ち、Google、Amazon、STARBACKS、Microsoftなど大手企業で使用されている時間計測アプリです。

シンプルな作りなので、誰でも直感的に使いやすく、無料プランでも十分に使用できる機能を備えています。

実際に私も1日のスケジュール管理をするのに Toggl を使用していますが、プロジェクトごとに工程をカテゴライズできたり、ストップウォッチのように各工程で掛かった時間を計測できたりするので、各工程でかかった時間が後から一目で確認できて便利です。

ブラウザ拡張機能を利用すれば、Slack、Googleドキュメント、Gmail、Trello 上から直接時間計測を行えるようになるため、タスクの時間管理をするのにおすすめのアプリです。

Focus To-Do

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Focus To-Doは作業時間の集中力を高めたい人におすすめのアプリです。

最も特徴的なのは「ポモドーロタイマー」が設定できることでしょう。ポモドーロタイマーとは、ポモドーロテクニックという集中力を持続させ、生産性をあげる方法を利用した時間管理術のことで方法はとても簡単です。

作業時間を短く区切ってこまめに休憩をとることで、結果的に集中力が長続きます。1ポモドーロあたりの作業時間は自分の感覚に合わせて30分や40分に長くしても良いそうです。

ポモドーロテクニックを実践する際に、こまめに時間計測をするのがストレスに感じる方はぜひFocus To-Doを使ってみてください。

Focus To-Doはポモドーロタイマーの作業時間と休憩時間を自分で設定することができるため、はじめに設定してしまえばあとは作業に集中することができます。 

仕事や勉強の計画に最も適していますが、買い物のメモや誕生日のリマインダーをセットするのにも役立ちます。 Focus To-Doも Toggl Track と同様に、シンプルで直感的に使いやすい仕組みになっているので、どなたにもおすすめです。

まとめ

時間管理はビジネスマンの基本ですが、実際にはあまり意識していない人も多いです。

効率よく業務を進めるポイントはまず、抱えている業務を完了させるためにはどんな工程をふめば良いのかと現在の仕事効率はどのくらいかを把握することから始まります。

その上でスケジュール管理の方法を工夫したり、自主的に締め切りを設定したりして自分のペースを掴むことができれば業務効率は間違いなく向上するでしょう。
生産性をあげる時間管理ツールについては別記事にくわしくまとめる予定ですので、そちらも合わせてチェックしてみてください。