ライバルに差をつけるPC使いこなし術とは？
それは、VLOOKUPを知っている人と知らない人 です。
少し大げさな書き出しにしてしまいましたが、Excel を日々使う人にとってはそれほどに重要な関数であり、一度身につけてしまえば、これを知らずに仕事をするなど考えられない。
という程に、なくてはならないものになります。
実際に筆者が会社員の時、前任の先輩が2時間かけていた作業をこのVLOOKUPを導入するだけで5分で終わる作業に変えたこともあります。
今回はこれだけ大事な関数について解説しますので、是非最後までご覧ください。
そもそもExcelとはなにか？
今回ご紹介する二つのスキルを身につけると、そもそもの「Excel とはなにか」ということへの理解も深まります。
文書の体裁を大事にする日本企業では、ミリ単位の調整が容易なこともあり、ワープロ的な文書をExcel で作ったりすることもありますが、良し悪しは別として Excel の本来の使い方とは全く違う使い方です。
Excel の本来の使い方、目的とはデータの処理、分析です。
書類としての見栄えを重視するあまり、セルの結合を多用する例をよく見かけますが、これはNGです。
見栄えの良い表を作りたいのなら、それ専用のシートを用意するなり、プレゼン用のソフトを使いましょう。
Excel はデータ分析ソフトですので、今現在表示させている分析結果でなく、別の分析もできる状態にしておくことが重要です。
セルを結合してしまうと単純な並べ替えや今回ご紹介するVLOOKUP関数にも支障をきたしますので、百害あって一利なしとおぼえておきましょう。
データとしての流用性を維持しておくことがとても重要です。
VLOOKUPとはなにか
Excel の関数が日本人にあまり優しくないのは、元が英語だからでもあります。
例えば、Vは「垂直」という意味のVerticalのV、LOOKUPは「探しにいく」というような意味です。
言葉で説明しても分かりづらいので実際の画面を見てみましょう。
ある部品を販売している会社の売上表を作ってみました。
左側には数千行の型番が並んでいますが、社長からのオーダーで、５つの重点販売製品の販売実績を報告しないといけないとしましょう。
実際に仕事をしていればよくあるシチュエーションです。
単純に重点販売製品の型番で検索して、出てきたところにある数字をコピペすればそれでも良いのですが、Excel においてそういった手作業はNGという意識を持っておくことが必要です。
たまたま重点販売製品が5つだから検索でもできますが、5,000だったら何時間かかるでしょうか？
Excel やパソコンに仕事を任せる最大のメリットの一つに、「単純作業の反復を一瞬で終わらせられること」が挙げられます。
この場合それがVLOOKUPという関数になります。
さて、今回やりたいこととしては、
・重点販売製品を ・左の表のB列から探して
・その数量と単価を右の表に入れたい
ということになります。
VLOOKUPの意味を思い出してみると、「垂直」に「探しにいく」でしたね。
+VLOOKUP(G4,$B$4:$E$33,2,FALSE) これが今回打ち込む関数です。
基本をおさらい
まずVLOOKUPに行く前にライバルに差をつけるための基本をおさらいしておきましょう。
・Excel の関数は「=」から始まるが「+」でも同様に動作する。
→ テンキー付きのキーボードの場合、キーボードを打つ回数が一回減る
・参照先のセル番号を＄マークで囲むと、貼り付けやオートフィルをしても参照先が動かない（絶対参照）
→ ドルは手打ちするのではなくF4キーで自動入力できる
これら2点は Excel を使う以上ずっと使いますので、ぜひ抑えておきましょう。
関数の中身を見てみよう
関数名：VLOOKUP→今回の関数ですね。「垂直に探しに行け！」という命令です。
検索値：G4→「G4のセルにある文字列を探しに行け！」という命令。
範囲：$B$4:$E$33→「B4セルからE33セルの間から」探しに行けという命令。これはもちろん手打ちをするのでなく、マウスで範囲指定することが可能です。
列番号：2→G4セルの文字列を見つけたら、「そこのセルから右側に2番目の数字を教えて」という命令。
検索方法：FALSE→G4セルと「完全に一致したときだけ数字を教えて」という命令です。製品の型番のようにユニークな文字列の場合はFALSEでOK。体重を50、60と区切ってある時に、56のような間の数字に対してもデータを返してほしいときはTRUEを使います。
この関数を確定してあげると、キチンとB7セルにある型番を見つけて「15」という数字を返してくれます。 これを下にオートフィルしてあげるだけで、
こうなりますし、単価については同様の関数を入力し、列番号を3とすることで（左から3番目だから）数値を得られます。
ここまで来られれば後は合計を入れてあげるだけですので簡単ですよね。
冒頭でお話した筆者の前任者は、数千行に及ぶこの作業を毎週手作業で2時間ほどかけてやっていました。 文明の利器の最たる製品の一つで有るパソコンと Excel を使っているのにこういった手作業をするのはなんとしても避けたいところです。
是非、皆様の普段のお仕事をVLOOKUPで短縮、効率化できるところがないか考えて頂ければ幸いです。
垂直はわかったけど、横の場合はどうするの？
さて、VLOOKUPの便利さや重要性、使い方はご理解いただけたかと思いますが、当然のように出てくる疑問があると思います。
垂直はわかったけど、横に広がる表の場合はどうするのか という問題です。
パソコンにしてもスマホにしても基本は下にスクロールしていくように設計されているので、実際にこういう表を見かけることは少ないのですが、プレゼン資料にそのまま流用したいとか、毎日印刷して掲示したいといった場合もあるでしょう。
+HLOOKUP(C9,$C$3:$N$5,2,FALSE) が答えになります。
垂直＝Verticalに対して、横、つまり水平はHorizontalという英単語の頭文字を取ってHLOOKUPという関数を使うことで解決します。
もし今まで手作業でこういった資料を作っていたとしたら、格段に効率を向上させることができる関数です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
VLOOKUPとHLOOKUPはとても重要なのですが、1度で理解するのはなかなか難しい関数でもあります。
本記事を読んで頂いてもまだわからない方は、是非自分なりのデータを Excel に打ち込みながら、もう一度読んで頂ければ理解が深まるはずです。
また、VLOOKUP関数を理解していただくと、「セルを結合してしまうことの弊害」もよく分かるようになるはずです。
この辺りの理解が実はVLOOKUPそのものを覚えるよりも大事かもしれません。
パソコンにしても Excel にしても、「人間が楽をするため」に作られた道具のはずなのですが、逆にその道具に苦しめられてしまう場面も多く目にしてきました。
今回はVLOOKUP(とHLOOKUP）という関数をご紹介しましたが、こういった一つ一つのスキルが自分を単純作業から開放してくれて行きますので、是非これを気に身に付けて頂ければ幸いです。