Google Workspace はGoogleが提供するビジネスに最適化されたグループウェアサービスです。2020年10月6日、従来の「G Suite」からリブランドし、UI（ユーザーインタフェース）の刷新、ツール同士の連携強化が図られました。
Google Workspaceの概要
Google Workspace ではこれまでのG Suite同様、メーラーやオンラインストレージ、カレンダーといったさまざまサービスをパッケージングし、かつクラウド上に構成されていることから、インターネット環境とデバイスさえ整っていれば場所や時間を選ばす利用することができます。
これにより企業内のコラボレーション業務ではメンバー間の情報共有をしやすくし、編集作業の効率化を実現します。またあらゆる機能はブラウザから利用できるため、遠隔地のメンバーともリアルタイムでコミュニケーションが可能なほか、新たな機能が追加されても常に最新の機能を利用できる、クラウドならではのサービスです。
Google Workspaceの主な機能
Google Workspace ではグループウェアに求められる次のような機能が包括的に提供されます。これらはどれもシンプルでありながらデザイン性の高いGoogle独自のインターフェースとなっています。
Googleカレンダー
チームで共有して仕事の進捗などを確認しあうことのできるスケジュール管理アプリです。会議室や会議時間を調整のほか、AI機能によって適切な会議時間の提案まで行われ、スケジュールは多彩なアラートでリマインドされます。他の Google Workspace のサービスとスムーズな連携も可能です。
Googleドライブ
パソコンなどのデバイスにファイルを保存するのと同じ感覚でデータをクラウド上に保存できるサービスです。ビジネスに不可欠な文書ファイルから画像・動画ファイルまでさまざまなファイルを保存・管理することができます。閲覧や編集には権限が付与されるため、情報の漏洩を防ぎながらファイル共有できます。
Gmail
フリーメールとしてよく知られるGmailですが、Google Workspace では独自ドメインが利用できます。フォルダ容量はあらゆるビジネスに余裕を持って対応できる30GB程度が提供され、無制限にメーリングリストを作成できるほか、強力なフィルタで迷惑メールもブロックします。
ドキュメント・スプレッドシート・スライド
共同作業に適した文書作成・表計算・プレゼンテーションツールです。無償の Googleサービスでも馴染みがありますが、Google Workspace では組み込まれたチャット機能によって関係者間のコメントなどをスムーズにやり取りすることができるほか、無制限で変更履歴の記録も行われるなど、共同編集機能が強化されています。
Googleサイト
HTMLやCSS、Javascriptなどの知識がなくても簡単にWebサイトの作成が可能なサービスです。クリックだけでWebサイトが構築できるほか、豊富なテンプレートでデザインのカスタマイズをすることができます。また共有権限を付与することによって複数のユーザーでサイトを構築できるので、自社のポータルサイトや情報共有サイト、さらに部署内の情報管理サイトなどさまざまなサイトの作成に役立ちます。
Google Meet
高解像度の動画でビデオ会議が開催できるツールです。会議を設定してリンクを共有することで開催することができます。Google Workspace の他のサービスとも連携しており、カレンダーの予定やメールの招待状から会議に参加することも可能です。
Google+
Google Workspace が提供する社内SNSです。ユーザー個人で公開設定が可能なため、安全かつ容易に組織でさまざまな情報を共有でき、企業内のコミュニティ活動にも役立ちます。
Google Workspaceの料金体系
Google Workspace の料金体系はこれまでのG Suiteの3つのエディションから、4つに刷新されました。これにより従来よりもよりビジネスの規模にあわせたプランが選択可能です。また、利用できるアプリはすべてのプランに含まれていて、大きく異なるのはストレージ容量となっています。
| エディション | 料金（ユーザーあたり月額） | ストレージ容量 |
|---|---|---|
| Business Starter | 680円 | 30GB |
| Business Standard | 1,360円 | 2TB |
| Business Plus | 2,040円 | 5TB |
| Enterprise | 営業担当へ問い合わせ 必要に応じて拡大可能 |
Google Workspaceのサポート
Google Workspace では、3つのサポートサービスが提供されています。
標準サポート
Google Workspace のライセンスに含まれるサービスです。
優先サポート
高度なサービス知識を持つテクニカルエキスパートによる24時間365日のサポートが提供されます。サードパーティ製アプリケーションのセットアップや構成、テクニカルサポートも含まれます。
プレミアムサポート
もっとも迅速なサポートです。専任のテクニカルアドバイザーが対応し効果的に問題を解決することができます。
Google Workspaceの評判と注意点
全世界で500万社以上に導入されている Google Workspace は、多くの企業で業務の効率化を実現しています。一方で一部の企業では十分な効果を得られていないケースもあるようです。そこで、Google Workspace導入におけるメリットとデメリットをそれぞれクライアントの口コミからみてみましょう。
Google Workspaceのメリット
使い慣れたアプリをグループウェアとして使える
プライベートでもなじみのあるGoogleのアプリがグループウェアとして仕事でも使うことができるので、業務効率化に繋がっています。外部ツールとの連携もスムーズです。
初心者でも使いやすい
リモートワーク 立ち上げの際にパソコンの知識の少ないメンバーでもチャット感覚でドキュメントが編集できるので、導入がスムーズでした。リモートでも意志の疎通に問題がなく、初心者には使いやすいグループウェアです。
コワーキングが促進される
もともとWebベースのアプリとして開発されているので、オンラインで作業がしやすく、メンバー個々のデータもローカルPCからオンラインストレージに移行されるので便利です。コワーキング（共同作業）が進みやすく、作業生産性を高めることができました。
Google Workspaceのデメリット
使用するアプリが一部に限られる
導入したものの、たくさんの機能を使い切れず、常に利用するのはGmailやGoogleカレンダーだけになってしまっています。スムーズな運用と社内のさまざまな課題の解決には、導入支援サービスなどの活用が必要だと思われます。
有料ツールとしての優位性が感じられない
個々のツールは無料で利用できるものも多いため、有料版であることの優位性があまり感じられません。Gsuiteを導入したことのアドバンテージをもっと感じられるとよいと思います。
Google Driveの使い勝手がいまひとつ
Google Driveの共有ストレージをURLで共有する際にファイル単位なのが不便です。フォルダ単位で共有できるとより利便性が高まるのではないでしょうか。
Google Workspaceについてのまとめ
ここまでのように Google Workspace はサービス同士の連携がとりやすいグループウェアです。また導入および運用におけるコストパフォーマンスも高く、円滑なコラボレーション促進により、効果的に使いこなすことができればビジネス環境の改善が見込めます。