「魔法みたいだ」
筆者が会社員3年目の時に Excel を鮮やかに扱う先輩の所業を見て抱いた感想です。
Excel（その他類似ソフト含む）というのは実に面白い立ち位置にあるソフトで、本来の意味では全く使いこなせない人でもワープロ的に使うこともできます。
一方で先述の先輩がそうだったように、難解なプログラミングまでこなす人でも日常的に使うソフトです。
Excel の関数や考え方は実は非常にプログラミングに似ている部分があり、自然とプログラマーに扱わせるとまるで別物のようなソフトに生まれ変わります。
とはいえ、非プログラマにとってはそこまで行くのは難しいので、今回はプログラミングができなくても十二分に作業効率をあげることができる魔法である「ショートカット」、それも Excel に特化したショートカットをご紹介したいと思います。
1日数時間 Excel を扱う人であれば、今回の内容を身に着けて頂ければ大幅に効率化できるはずです。サービス残業も無くすことができるかもしれません。
ショートカットは体に馴染むまで数日程度はかかるものですが、絶対に無駄になることはありませんので、是非最後までご覧ください。
Excelショートカットが生産性に超重要な理由
結論から申し上げれば、Excel のスキルは圧倒的に重要です。
オフィスで働くビジネスマンであればどの階層でも避けては通れないソフトだからです。
担当者でも毎日の仕事で使いますし、経営者でもよほどのIT音痴か優秀な補佐を付けられる人以外は必須のソフトになります。
たとえ１日３０分～１時間程度しか使わないという方でも、この先ずっと扱うということを考えればそのスキルを上げておくことは今後の作業効率向上に大きな意味を持ちます。
ショートカット自体の効用についての説明は他の記事に譲りますが、Excel にとっては他のソフト以上にショートカットの重要性は大きくなります。一般家庭の家計簿ならいざしらず、ビジネスで扱う Excel表は数千、数万行を超えてくることが珍しく無いからです。
５千行ある Excel表のフォントを変えたい時に数秒かけてマウスで範囲している方もまだまだいらっしゃることかと思います。
こういった数秒～数十秒の無駄な時間をショートカットを覚えることにより極限まで削減することができます。
無駄な作業を削ぎ落とすことに成功した時、まわりから見るとまるで魔法のように見えてくるわけです。
その要素はショートカットと関数ですが、今回はすぐに導入できる珠玉のショートカット集をご紹介します。
必須Excelショートカット18選！
では早速 Excel のショートカットをご紹介していきます。便宜上Windowsでのショートカットをご紹介しますが、最新のMac版の Excel であればほぼ同じショートカットがあります。
ほとんどはCtrlをCommandに置き換えれば動作しますが、まれに違うものは検索して頂ければすぐ出てきますので、是非ご確認ください。
ライバルに差がつくショートカット！
F2
これは初歩の初歩ですね。指定されているセルを「文字入力モード」に切り替えることができます。
マウスでダブルクリックする必要はなく、F2を押すだけでOK！
F4
「絶対参照」を行うショートカットです。絶対参照は数式の中に入っているセル番号のアルファベットを＄マークで囲うことで実現できますが、F4を押すだけで自動で囲ってくれるショートカットです。
２回、３回と押していくことで、「行のみ絶対参照」、「列のみ絶対参照」と切り替えていくことも可能です。
絶対参照を使うときはほぼ100%次の作業に意識が行っている時なので、このショートカットは思考の邪魔をしないためにも非常に重要です。
Ctrl + S / F12
Windows全般のショートカットですが、敢えて入れました。
「あー1時間もかけて作ったのに間違えて消しちゃった！！」
というのはたまにオフィスで聞く悲鳴ですが、厳しく言えばこれは怠慢です。
少し作業をしたら上書き保存（Ctrl + S)、分岐させて後戻りしたいならばF12（別名で保存）をしていくクセを付けましょう。
特に上書き保存については、手クセになるまで体に染み付かせておかないと痛い目を見ます。
どうしてもクセにならない方は自動で保存されるGoogle Spread Sheetなどに乗り換えるのも良いかもしれません。
Ctrl + ;
意外とあまり知られていない便利機能。現在の日付を入力してくれます。
Ctrl + :
現在の時刻を入力してくれます。
+
これも意外と知られていませんが、関数を入力する際の=vlookup() の「＝」は「＋」でも全く同じように動作します。
テンキー付きのキーボードを使っている場合は「Shift」を押す手間がなくなるので是非クセにしてしまいましょう。
こういった細かい事の積み重ねが「仕事の速い人」を作ります。
Ctrl + 1
「セルの書式設定」を呼び出します。文字列にしたいとか、セル内で折り返ししたいとかかなり頻度が高いのでこれも必須級ショートカットです。
なお、セルの書式設定の画面内で、Ctrl + Tabでタブ移動できるのもなかなか便利です。
Ctrl + F
当たり前に検索として使われますが、Excel では「置換」へのショートカットでもあるので非常に重要です。
実は Excel の置き換えは「空欄」にも動作します。
「空欄のセル全てにゼロを入れる」とか、「特性の数字や文字列を全て空欄にしたい」という場合にも使えるので是非お試しください。
Ctrl + D
一つ上のセルの内容をコピーします。意外と便利です。
Ctrl + R
一つ左のセルの内容をコピーします。これも意外と便利です。
Ctrl + 9
行の非表示。よく使いますよね。
Ctrl + Shift + 9
非表示になっている行の再表示。これもよく使いますが、一部環境によって動作しない場合があるようです。
Ctrl + 0
列の非表示。よく使いますよね。
Ctrl + Shift + 0
非表示になっている列の再表示。これもよく使いますが、一部環境によって動作しない場合があるようです。
Shift + Space
行全体を指定します。
Ctrl + Space
列全体を指定します。
Shift ＋Ctrl ＋L
フィルターを設定します。
Alt + ;
これは少し分かりづらいのですが、範囲指定している中から非表示になっている部分を除外するショートカットです。
マウスで範囲指定をすると非表示になっている行や列まで含まれてしまいますが、マウスで指定したあとにこのショートカットを入れることで、非表示の部分は除外したデータをコピペすることが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。当然ですが、今回ご紹介したショートカットで全てを網羅できているわけではありません。
しかしながら、最も重要なのは
「ショートカットでかなりの範囲は効率化できる」
「マウスを触らないでもほとんどのことはできる」
というマインドを持つことです。
キーボードのキーやショートカットのパターンにも限りはありますので、全ての作業を既存のショートカットに置き換えることはできませんが、突き詰めるならばキーボードマッピングソフトなどを使ってオリジナルなショートカットを設定することも可能です。
使い慣れてない方には実感が得られにくいかもしれませんが、世の中の Excel を使う人で、仕事が速いとされている人はもれなくショートカットや関数を使いこなしています。
1週間も取り組んで見て頂ければ、「30分、1時間早く帰る」くらいのことは十分実現可能ですし、Excel に慣れておくことは今後のビジネスキャリアにおいてもとても有利に働いてきます。
是非この機会にまずは Excel のショートカットに親しんで頂ければ幸いです。